式場選びで迷っています

やはり、招待客メインで考えたほうがいいですよ。
お招きする方がお若い方ならいいですが、年配の方だと、羽田から何度も乗り換えてというのは大変だと思います。迷ってしまわれるのが心配です。
羽田から新宿は結構でにくいですし、まして、新宿より西というのはやめたほうがいいんじゃないでしょうか？

準備のために何度式場に行くかは、式場のプランナーの力と主さんたちのこだわり具合だと思います。こだわるなら何十回もいかないといけないですけど、こだわらないなら数回で済むでしょう。今はメールなどもありますから、メール等で連絡ができるプランナーさんだと少なくて済みますよね。

＞準備の手間がかかりにくい場所を選ぶか、で迷っています。

　そうなんです。準備には、あれやこれやとものすごい手間がかかりますから、日頃の行動がとりやすい、自分たちの住まい・勤務地などで準備の手間がかかりにくい場所にした方が絶対に良いです。

　実は、九州から来られる来客の方々には一見大変そうに思えますが、実際はそうではなく、東京へ来てしまえば、羽田空港で式を挙げない限りどこでもそんなに大差はないのですよ。まさか、羽田から式場まで電車を乗り継いで来てくれ、なんてことにはしないでしょうからね。
　理想的なのは、挙式をホテルで挙げて、来客はそのホテルに宿泊してもらうことなのです。これは招待を受けた者にとっては手間のかかる、美容、衣装、着付け等々を気にする必要が無くなりますから、これはありがたいことなのです。

　費用との兼ね合いもあるでしょうが、最近の大型ホテルの「基本形」は安くなっていますよ。お金を掛ければいくらでも高くできますが、「質実剛健（あれやこれやとオプションをつけない）」ならば、しっかりとした価格でできます。現在傾向の豪華絢爛ゴチャゴチャの挙式に比べたら、この方が遥かに「新鮮」で「賢い」印象を受けますよね。
　

予算次第ということです。

九州ですと人によって新幹線か飛行機かに別れます。
ですからそういう距離を重視するなら羽田と横浜の間の地域に絞られてしまいます。
ただそのあたりは式場の予算が跳ね上がってしまうのではないでしょうか？

そういう部分を度外視すれば個人的には新宿周辺をお勧めします。
羽田からも一応リムジンバスはあるし東京からのアクセスもいいですし中央線沿線の質問者様の都合もいいです。

後準備ですが彼氏次第ですね。
彼が協力的か質問者様に丸投げしてくれたらそんな手間はかかりません。
式場と参加人数さえ決まれば、食事・服・引き出物とゲスト対応（宿の手配など）の主要部分を決めて後は予算に抑えるだけで意外と事は運ばれていったりしますよ。
もし彼氏が文句を言う割に参加してくれないとか向こうの実家から様々な要求が後出しできたら面倒かもしれませんが質問者様に関してはその心配はなさそうなんで。

彼の両親や親戚で吸収でどの程度人数がいらっしゃるのかによるんじゃないですかね。
私の場合も親戚などで神戸から来る人が何人かいたのですが、式場がホテルなので前乗りしてもらって宿泊してもらいました。宿泊費はこちらで負担しました。
うちの場合は準備は多少手間かかっても、地方から来てもらう人には不便をかけたくなかったのでそうしました。多少新幹線や飛行場から遠くても式場の近くで前泊してもらうなど出来れば、何とかなるともいますよ。年配で東京にも慣れてないので心配しましたが、逆にうちの場合は、延泊して親戚一同東京満喫して楽しんでおりました。