これって式場の常識ですか？？長文です

式場側の担当者さんへの連絡はどうなっていますか？

私も遠方での挙式（関東在住・挙式九州）でしたが担当者さんへ
バンバン連絡しました。
「早すぎます」といわれたくらいです。
でも早すぎていいけど遅すぎてはいけないですからね。
自分達の考えを伝えて、今何をしておけばいいかを
ご挨拶兼ねながらよく連絡をしていました。

待っているだけですと「どうして？」となってしまいます。

１２月の打ち合わせの時点で何を用意しておくべきか。
装花やヘアメイクはイメージを固めておいてしまう。
ドレスもタイプを指定してすぐ試着できるように
当日用意しておいてもらうようお願いしてしまう。
披露宴の流れもおおまかでいいので考えておく。

司会者との打ち合わせは私の時は挙式前日でした。
この日にイメージしていた披露宴の流れにそって話し合いを
していきました（４時間かかりました）

＞こちらから式場に何か言ったほうがいいのでしょうか
お二人ご両家の結婚式ですからね。
どんどんお話ししましょう

ですが注意点。
ついついクレーム的になりがちですが気をつけてくださいね。
私もクレームをつけたいと思いながらも「では自分に落ち度はないか」と考えて
担当者さんとお話しして進めていくほうが良いでしょう。

当日までに打ち合わせはあと2回しかないわけですよね？？
にも拘らず、
>ドレス・引き出物注文・司会の人との式進行の打ち合わせ・ヘアメイク・装花一式
これをすべて決めるのはかなり難しいと思います。
装花だけでも私の場合は2回打ち合わせをしました(1回目で私の希望を伝え、次の打ち合わせのときに見本を作ってもらえました）。

そもそも、打ち合わせの日取りはどうやって決めたのでしょうか？
ヘアメイクなら美容＆衣装が都合がつく日、進行の打ち合わせであれば司会者の都合がつく日に打ち合わせを入れなければまったく意味がないと思うんですが。
手違いというか、なんとなく適当な雰囲気の式場ですね。

なお、10月にドレスの都合がつかなかったのは、そのドレスを当日着る人がいらっしゃったということだと思いますよ。
これ自体は特にめずらしくも失礼でもないと思います。