給与明細等の書類保管について

会社側の場合、法律で保管して置かなければならない書類とその期間が定められているものがあります。

労働基準法（労働基準法第109条）　※3年
・労働者名簿
・賃金台帳
・出勤簿

国税通則法（国税通則法第70条～第73条）　※7年
・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
・給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書
・源泉徴収簿（作成していれば）


じゃあ、「個人では？」ってな話ですが、個人経営していない雇われであるのであれば、会社が上記の期間貴方の情報を所有しているので、貴方個人に渡された書類はいらないかと言われれば必要ありません。役所や労働基準監督署、税務署などが、「過去の会社の書類を提示してくれ」なんて言うときに、処分したものを退職した会社に請求できる度胸があるのであれば、全部捨てても問題ないでしょう。

個人的な見解としては、退職した社員が上記のような書類を請求しても、潔く提示してくれる企業は日本の場合少ない感じですね。事業所単位で書類を管理している企業もあり、本部の人間はそういう問題に詳しいが、事業所では疎い人しかおらず請求しても数ヶ月待ちなんてこともありすぐ手に入れようとしても無理な場合があります。

実例としてですが、社会保険というのは必ず加入しなければなりません。会社で社会保険に加入していた（実際に給与明細から天引きされていた）のに、会社側などの手違いで書類上「加入していなかった」と言う事態が実際にあったりします。

もちろん、退職等で社会保険から脱退した場合、国民年金保険に加入しなければなりませんが、会社で支払っていたのに支払っていなかったとその期間の保険料を日本年金機構から催促される事態になります。直前の会社であれば直ぐに関係書類を提示してくれるでしょうが、3つ前、5つ前の会社でポカされてたらどうでしょうか？　自分の知っている事例では、事なきを得る事ができたようですが、書類をちゃんと保管・管理している日本の零細・中小企業ってのは案外少ないものです。定年退職するまで、一つの会社に骨を埋める形でないのであれば、個人的には、最低5年、長くて10年は保存しておくほうが後々後悔せずにすむかとは思いますよ。

お礼

2019/01/03 20:32

ご回答ありがとうございました。

質問者

補足

2019/01/03 20:36

年末に日本年金機構から保険の支払い履歴が来ていましたが、退職した会社も含めて支払いは確認済みです。

質問者