建屋2号棟の機器保管棚の貸出状況を確認する方法とは？

社内で共有使用する複数の機器をある建屋の棚に保管しています
建屋は会社で7棟あり、前述の棚のある建屋は2号棟とします
棚は180cm（幅）ｘ90cm（奥）ｘ180cm（高）の一般的なスチール棚です

建屋と建屋は離れており、1号棟～5号棟はお互いに20m程度の距離ですが、6号棟と2号棟、7号棟と2号棟は300m程度離れています
6号棟から2号棟に機器を借りに来て、他の人に貸出中となると、はるばる300mも歩いてきた苦労がありガッカリします

離れた場所から、「機器の有無」「誰が借りているか」「いつまでの予定か」を確認する方法を教えていただきたいです

現在は、貸出用紙に、誰が、いつから、いつまで、何を借りるか　を書いて、その棚に貸出用紙をセロハンテープ貼付け、機器を持っていく　ということをしています（これは習慣化しており忘れはありません）

今簡単にできそうな方法として
・サイボウズという社内情報共有ソフトで、社用車、会議室など誰が、いつからいつまで使いたいということを記録する仕組みがあります　ここへ機器を入れ込んで、仕組みとして回す
但し、棚の機器とパソコン上の機器予約システムは、別々のモノで少し離れた存在なので予約忘れがありそうです　
もうすこし近い存在でできればと思います

・ハンディターミナルで、機器を借りる際に機器にラベルで貼り付けた管理番号のバーコードをスキャンして、ハンディターミナルに、誰が、いつまで　を入力する　ハンディターミナルは棚のすぐそばに置いておく　こんなことも想像しています　ハンディターミナルを使ったことがないので金額、知恵がないので仕組み化する労力がちょと想像がつかないです

・話は飛びますが、駐車場に駐車すると、上部にLEDが付いていて、緑から赤に変わります　おそらく車の有り/無しをセンサで感知して、その結果を駐車場入り口の空車/満車に表示にフィードバックしているのだと思います　そんな仕組みの小型版でもあればと思います

・こんなことやっていますというのがあればご紹介ください

※OKWAVEより補足：「技術の森( スマートファクトリー)」についての質問です。