相続税の申告について

質問１について
質問者様のおっしゃるとおりです。
集まらなくて良くするためには、郵送で署名押印をした書類を送ってもらうことです。
１枚の紙に２名づつ記載できますが、１枚に１名分づつ記載して４枚使えば、郵送にかかる日数が、少しは省略できます。

質問２について
相続税の申告は、各自ごとでＯＫです。
ただ、こうすると財産の評価などが相続人ごとに違ってしまうことがあり得ます。
特例や軽減の適用についても、４枚の申告書で辻褄が合わなくなることが多いです。
お勧めはできません。

申告書は、実印でなくてもＯＫです。
でも税理士さんは、実印と印鑑証明を要求するでしょう。
理由は、あなたからの委任ではなく「４人それぞれからの委任」が必要になるからです。
税務代理権証書（税務の委任状）に実印を要求すると思います。
各自から委任を受けたことを証明するためです。

ちなみに、申告書の内容の説明も「４人全員にする」必要があります。
ですから、申告書にも実印をもらうことによって、各相続人が「納得した」という証明の一つになるわけです。

１人の被相続人の相続ですが、相続人が４人いれば、この４人は利害が相反する４人になります。１人だけの了解で進めては、後々、他の３人から訴えられることもあります。
自分一人で、とっとと進めたい。とか、認印を買ってきて、こちらだけで処理してしまいたい。などは、まともな税理士、相続税のことを理解している税理士なら、協力できないことです。

　
国税庁
https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sozoku/shikata-sozoku2014/
この中に
https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sozoku/shikata-sozoku2014/pdf/05.pdf
相続税の申告の際に提出していただく主な書類
・被相続人の全ての相続人を明らかにする戸籍の謄本
・遺言書の写し又は遺産分割協議書の写し
・ 相続人全員の印鑑証明書（遺産分割協議書に押印したもの）

遺産分割協議書を作成するのに全員が集まる必要は無いです、郵送で全員に回せばよいのです。
我が家も、関西と関東で4軒を郵便で回しました。
上記の様に印鑑証明書も送ってもらわないといけないしね