社内文書の作成に関して

Question

現在当社ではISO認証取得に伴い、社内文書（規定　手順）の見直し
を行っております。そこで問題です。
現在、規定という題名で、そこの職場の取決め事や手順のような
記述が書かれており、そこまで規定と手順という明確な区別がつかず
編集されている状態です。
規定といった場合、どのような事を基本的に、規定に書けばよいのか
どなたかアドバイスいただけませんか？
現在はあまりにも詳細な事を書きすぎているのか、普通で10ページ程
多いところでは20ページ超にわたってかかれています。
多ければ、叉は少なければよいということではないと思うのですが、
あまりにも詳細な所まで書いていると思います。
ただ、どこまで？という判断がつきません。

当社では記録様式にも管理番号等をつけて識別をしています。
全社分のを品証で管理しているのですが、この記録に管理番号を
つけて管理するか？しないか？で中々判断がつかず、困っています。
ちなみに全社の記録を合わせると200近くあります。
中々決断できません。その辺のアドバイスもいただけないでしょうか？

Answer

あまり杓子定規な考えしてると、どんどん書類が増えて、かえって管理できなくなりますよ。
規定とか手順なんて、現場の監督者や作業者が一番わかっていると思います。それをそのまま文章にしたらどうですか？

文章から察するに、規定と手順の線引きができていないといったお悩みのようなので、関係者を集めて
・規定と手順の違いは何？
・何を規定にする？
・何を手順にする？
といったルール決めを現場上層部と話し合って決めて、そこからスタートすればいいと思います。ここで足並み揃えておかないと、結局文章だけのマニュアルで終わってしまいそうな気がします。

>ただ、どこまで？という判断がつきません。
これこそ、現場の監督者なり作業者に判断してもらってはいかがでしょう？
それでミスが出るようなら、そのミスの出た項目を付け足していく　といった具合で。

>この記録に管理番号を
>つけて管理するか？しないか？で中々判断がつかず、困っています。

・何を管理するための記録なのか？
・何の為に管理番号をつけるのか？
・もっと実行が簡単でわかりやすい管理方法はないか？
・その方法は運用がしやすいか？

こういう事を突き詰めて考えていって、とりあえずもっとも簡単だと思われる方法で、実行してみると良いと思います。ダメなら何でダメだったのかをよく考え、別の方法を生み出せばいいだけです。

ISOに限らず、全ての仕事はトライ＆エラーの繰り返しです。頑張ってください！

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