企画部門が明確でない会社の企画プロセス

数年前まで、一品料理の装置を発注する側を30年ほど経験した者です。
いつも営業担当者はイントロだけで、あとは担当してくれる設計技術者と直接話し合えるよう要求してきました。発注側の技術者と受注側の技術者双方が本音で話し合ってこそ、思った通りの装置ができるのだと思っていたからです。ときには設計ミスもありましたが、一緒に何とかしようという連帯感で頑張って解決して痛飲なんてことも。勿論、追加費用が出ても技術屋同士、相手を辛い目に遭わせるなどはゼロ。営業が間に入ってのやりとりではこうはいきません。
発注側と受注側の技術屋が一蓮托生という間柄になるのがハッピーという考えの持ち主です。

私の回答（＃５）の場合、「自分で出来る仕事」又は「資料などがあり、ちょっと見てくれれば出来る仕事」まで、設計に丸投げされている状況を想定して書いてます。
悪い言い方ですが「自分が楽するために設計を利用する」のイメージ。

ただ、ほんとにとりまとめが必要で、これは設計？営業？という場合は、設計が出ていくべきと思います。
こういうケースは、設計でまとめた方があとあと楽だったり、良い製品ができる場合が多いからです。
あと、設計者が客先ニーズを取り込む良い機会でもあります。
前者と後者でアドバイスは変わりますので、今のような回答になってるのだと思ってます。
ここで話しにくい状況でしたら、私のプロフィールより顔を出してください。
率直なアドバイスも可能かもしれません。

基本的に技術屋は自分の技術や製品を良くするための機会なら、どん欲に取り込むべきと思います。

＃６jeepさんと同意見です。
営業はあくまでも客先との接点と捉えて仕事を進めることがベターと思います。

例えば技術的なことを知らない営業（一般的に多い）が客先の希望とニュアンスが違って設計に伝えられた時「営業が悪い」で済まされるものではありますまい。
> 設計部門の負担が増えている
ではなく設計部門の仕事、と考えてそれなりの対応をとるべきと思います。

＃２lumiheartさんのアドバイスのように技術的に関係無い一般的なこと
> 営業はお客と自社設計の打合せのセッティング
> 自社製品が完成したら納品運送は営業
などなど（雑用を）をお願いしてやってもらえれば良いと思います。（こき使うではなくお願いする）

雑用的なことをやってもらえるだけでも設計に集中し時間を費やすことが出来ます。

もうひとつ
準標準的な製品と言うことですが，仕様書のマニュアル、雛型などは設計部門から営業部門に渡されてそれに基づいて営業は客先の要望を聞いているんでしょうね。＜このマニュアル・雛型は大事なことです。

以上参考になれば幸いです。

設計が客先の希望を聞く（打合せ）」のは当然と思います。
どのような物が欲しいのか解らないで設計は出来ません。
仮に営業が完璧に仕様を纏めたとしても、営業としての纏め方であって、設計としてのまとめまで望む方がおかしいと考えます。それが出来たら営業ではなく
設計でしょ？
設計の負担ではなく、設計の当然の仕事だとおいます。
因みに私も設計です。

基本的にうちも一緒です。
ただ、その度合いは営業の方の姿勢で大きく変わります。
パターンとして
１）自分の勉強不足を補うため又は自分の時間を確保するため、設計を利用しようとする場合。
２）話の流れから、自分の知識ではフォローできそうにない状況が想定される場合。
３）基本的に客先は設計の人間までつれてくると喜ぶ。この営業アピールが受注につながるかも？との期待。
（２）（３）については積極的に協力すべきと思います。
ただ、たぶんお悩みということは（１）ですよね。

（１）の場合ですが、私の経験ではパターンとして
イ）最初からから勉強する気がない。勉強嫌い。仕様のとりまとめはめんどくさいので嫌い。
ロ）仕様とりまとめなんかする時間があったら他のことにまわしたい。
　　・別の客先まわりをして、きっかけを増やす
　　・残務や見積り作業にあてたい
　　・帰ってビールを飲む（これは言い過ぎ）（＾＾；
ハ）最初から、仕様とりまとめは営業の仕事ではないと思っている。又は「そんなことするぐらいなら、もっとやる事がいっぱいあるだろ」くらいのランクの仕事と思ってる。

（イ）は意識改革してもらうしかないですね
（ロ）（ハ）については、仕様とりまとめの重要度を再確認してみる必要があります。これはこれで一理あるからです。
以外と営業トップ自体が、（ロ）（ハ）の考えを持っている場合もあります。
その場合、当然営業全体がその色にそまります。
また明確にその考えを出さなくても、人事評価が売り上げや見積もり件数や新規顧客開拓数のみで、仕様とりまとめを丸投げすることや商品知識不足にチェックが入らないのなら、とりまとめするくらいなら他の事を・・・となりますね。

まずは、仕様とりまとめの分担・意義・効果などについてハッキリさせ、話しましょう。
できれば文章にしましょう。
次に仕様とりまとめは営業で営業に手に負えない時のみ設計で支援するというスタンスをハッキリ文章にしましょう。
設計に仕様とりまとめを依頼する場合は口答ではなく依頼書による事に替えましょう。
依頼書は営業担当者→営業トップ→設計トップ→設計担当者が理想
フォームはお任せしますが、要請理由はチェックマーク式がいいと思います。
要請理由として考えられる物を数種類箇条書き＋その他にして、それにチェックをいれる。
その他の場合のみ、理由を記入。
あいまいな文章表現で理由を書かれるのを防ぐのと、あとで集計がしやすいです。

これは私も同じ悩みでたてた構想で実施はしてません（＾＾；
実施には設計・営業の上司の協力がないと角がたつからです。
ただ、細かい改善のヒントくらいにはなると思います。

気持ちは分かります。
頑張りましょう。
長文すみません。