品質記録

Question

ISO9001が要求している品質記録の保管期限は、客先要求事項を満足しておれば、保管期限を自社で決めてよいでしょうか
教育記録などは、社員が退社するまで必要でしょうか
又は永久保存になっています。見直したいのですが・・・

Accepted Answer

社内でＩＳＯ事務局をしています。

規格要求事項を満足すれば、保管期限を自社で決定できます。

外へ出すものについては、トレーサビリティーがどれだけ必要かで
決まります。
通常は、機械ですとメンテナンス期間を考慮して５年以上、
また原子力関係ですともっと、長くなります。
弊社は、製造業ですが、製造物責任を考慮して長いものでは１１年以上を設定
しています。
現実的ではありませんので見直したいと考えています。

教育訓練については、個人の資格などは退職まで必要ですが、
教育訓練記録は、３年あれば充分です。
ただし、ある期間単位で、要員に必要なスキルを定め、それに対する
個人の評価をしていかなければなりません。
これは難しく、弊社でも遅々として進みません。

最近は、あまり厳密に考えすぎてはいけないと思っています。
自社の論理で審査員に保管期限を説明できるレベルであれば、よいのでは。

Answer

教育記録について、若干コメント。
｢力量｣の判定＜＝根拠・記録(教育、訓練、技能、経験)
ですけど、
実際のところ、｢技能｣、｢知識｣を評価して、不足を｢教育、訓練｣で補うというのが筋書きでしょう。
一般的には、｢教育記録｣となってしまっていますけど、
「力量評価記録｣、「能力評価記録｣というのが、規格に近い言い方と思います。
｢教育、訓練｣を｢力量｣評価の根拠として使おうとすると色々問題が出てきますね。教育に評価を含めなければならないとか。
保管の問題は、他の品質記録と連動して、力量の評価をトレーサビリティの範囲に入れるかどうかでしょうね。単純に、連動させないほうが話が簡単ですね。これなら、3年ぐらいが妥当でしょうか。

Answer

回答(1)さんが言われるように、自社で決めれば構いません。
品質記録なんかは、顧客と取交している期限があればそれで充分です。
個人の資格…は総務などに一括して保管してもらえばよいでしょうし、教育記録は大体3年が目安でしょう。
ただし、個人の資格・教育関係に関しては、部門での取決めではNGです。
総務など工場全体で保管期間を決めなければならないでしょう。

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