顧客からの電子メール保存方法

ISO TS16949を取得すべく、学習しています。
当社には、顧客より、メールで、作業や試作依頼が来る事があります。メールですので、当然個人宛に来ます。仕事は、複数のチームで行っているので、チームの人間に依頼内容を展開するのに、少々困っています。メールの転送で展開は出来るのですが、依頼が多いと（又、数ヶ月かかるような期間の長い依頼もあります）、だんだんごちゃごちゃになり、誰が依頼を受けているのか？どんな依頼だったか等分からなくなり、仕方が無いので、共有サーバーにメールを保管することにしたのです。ここで、またまた問題が起こりまして、メールは個人宛ですから、パスワードを知らないと、あけられないのです。そこで、メール分をテキスト（.txt）文で、保存することにしました。
・・・・ですが、ココで少々心配になりまして、メールそのものを保存しているのでは無く、テキスト文ですので、誰でも改ざん（その意思が無くても偶然でも）出来るじゃないですか。PDFなどに変えても、送って着た物（メール）とは、属性なんかも違うし、釈然とせず、このままでいいのか心配です。
セキュリティソフトなどの歌い文句を見ると、機密性・完全性・可用性をバランスよく・・なんて書いてありますが、現状は、可用性だけを考慮した様になっています。
どうにも分からなくて・・どなたか詳しい方、おりませんでしょうか？
アドバイスを御願いします。
この際、少々お金がかかっても、セキュリティソフトの導入も止むなしかと考えています。お勧めのものがあれば、それも御願いします。