事務作業のイージーミスについて

Question

ご教授ください。
事務作業（客先から注文に対しての発注、出庫作業）でのミスについてです。注文書等に対して、手書き⇒PC入力が基本なのですが、
数量や送り矢先や納入形態を結構な頻度で間違える人がおります。
システム側の問題もあるのですが（古い、手書きがあるなど）、人の問題もありそうです。
単純な書き間違えや、見間違い、思い込みがほとんどで、非情に対応がやっかいです。
正直なところ、間違えない人に交換すればおさまるのですが（人事替えにより問題が発生している為）、
そういうわけにもいかず、対策が必要な状況です。
やはりこういうのは、セルフチェックを徹底させたり、作業しやすい環境を整えたり、少しずつ良くするしかないのでしょうか。

同じような問題を対応した経験等あれば、教えていただきたいです。

Accepted Answer

昔は手書きが普通でしたから、手書きの読解に慣れていてすぐに馴染めます。
現代っ子は手書きなんてあまり見ないので、その読解だけでも結構なストレスです。
その上での入力になりますから、ミスが増えるのは当たり前です。

もちろん個人差は大きいですが、ミスの少ない人が減っているのは体感されていると思います。
もうそれは時代の流れとして受け入れるしかありません。

手書きがある限り複数人での、ダブルチェック-トリプルチェックは必須です。

手書きはコストがかかる→そのコストは原価になる→コストアップを売価に反映する
これが基本です。
簡単ではないですが…

ダブルチェックを1人でするために、10数年前に受注読み上げソフトを作って納めたことがあります。
今でも重宝されているみたいです。
作れる人なら簡単に作れますので、付き合いのあるシステム会社に相談してみるのも一手です。

Answer

手書きの廃止

>>人の問題もありそうです。
ヒューマンエラー対策で人を変えるは根本対策ではありません

⇡
進んじゃうと　あなたもいらないになっちゃうけどね
IoTとはそういう技術
生き残るのはシステムを考える側の人

Answer

個人的な経験から言うと、担当者個人の『ミス履歴シート』のような物を作成し、入力時に最終チェックさせると効果的です。
　要は一度間違えた箇所＝何らかの理由でミスしやすい箇所、と考え、同じミスは繰り返さないようにする事でミスの頻度を低下させるわけです。
　特にPC入力の場合、何らかの確定処理をするまではミスしても取り返しがつく事が殆どですから、こうしたチェックリストが効きます。

また監督側からすると、そうしたシートの形でミスの履歴を見える化しておけば、より上の人間にアピールしやすい（システム見直しや人員交代）のもメリットです。

Answer

人員に余裕があるならダブルチェック。セルフチェックの場合、正しいと思い込んでいるとミスに気づかずスルーする可能性もあるので、別の目で見ることも必要。ただ人が少ないと無理がある。

どんな些細なミスでも洗い出し、発生原因や対策を全員で話し合う。個人を責めるのではなく全員がありうるミスとして考える。

一歩間違うと逆効果！トヨタ式【なぜなぜ分析】の正しい方法
https://infinity-agent.co.jp/lab/5whys-nazenaze-analysis/

ただ、対策を講じても直そうという気がない人は無理。

事務作業でのイージーミスについて